Como se usa esta checklist?
Não envie esta lista inteira a ninguém. Envie cada grupo à pessoa responsável (secretário da sociedade, instalações, finanças, compras, sustentabilidade) com uma data. Uma lista de quarenta itens enviada a uma pessoa não produz nada; cinco listas de oito itens enviadas a cinco pessoas produzem uma divulgação.
Percorra-a antes de começar a redigir. O objetivo é descobrir o que falta enquanto ainda há tempo para o obter, e não enquanto está a escrever.
1. Que evidências de governação tem o secretário da sociedade?
Termos de referência do conselho ou da comissão
Que mostrem explicitamente a supervisão da sustentabilidade e do clima, com a data em que a responsabilidade foi atribuída.
Atas que registem a apreciação
Datas em que o conselho ou a comissão discutiu temas de sustentabilidade e o que foi decidido. Não um ponto fixo da ordem de trabalhos sem conteúdo.
Responsabilidade da gestão
Função responsável identificada, linha hierárquica e forma como a informação chega ao conselho.
Aptidões e competências
Como o conselho se certificou de que dispõe das competências adequadas: formação realizada, consultores contratados ou composição da comissão.
Supervisão da definição de metas
Quando existem metas: evidências de que o conselho as aprovou e acompanha o progresso.
2. Que dados de atividade fornecem as instalações e as operações?
Consumo de eletricidade, todas as instalações, todos os meses
Em quilowatts-hora, por contador, para todo o período de relato. Lacunas identificadas, e não estimadas em silêncio.
Combustível dos geradores, por gerador, todos os meses
Em litros, por tipo de combustível. Esta é normalmente a sua maior fonte; não aceite um total por instalação se for possível obter o valor por gerador.
Outros combustíveis estacionários
Gás, GPL e HFO (fuelóleo pesado) para caldeiras, fornos, secadores e fornalhas.
Combustível da frota
A partir de cartões de combustível ou registos de bomba, por veículo sempre que possível.
Recargas de refrigerante
Tipo e quantidade de qualquer refrigerante adicionado durante o período, que serve de indicador das fugas.
Dados de processo
Quando tem emissões de processo: volumes de produção e as matérias-primas que provocam a libertação química.
3. Que documentos de origem sustentam cada número?
Faturas de serviços públicos
A fatura real de cada período, não uma transcrição. Esta é a evidência por trás de cada número de Âmbito 2.
Guias de entrega e faturas de combustível
Idealmente com indicação da instalação e da data de entrega.
Folhas de registo dos geradores
Fotografias do registo em papel são evidências aceitáveis e muito melhores do que nada.
Dados dos fornecedores
Para o Âmbito 3: os dados que cada fornecedor forneceu, e quando.
Leituras de contadores e reconciliações
Quando lê os contadores diretamente em vez de depender do consumo faturado.
4. Que decisões de método devem a sustentabilidade e as finanças registar?
Abordagem de consolidação
Controlo operacional, controlo financeiro ou participação no capital, e porquê. Aplicada de forma consistente.
Perímetro de relato
A lista de entidades e instalações nele incluídas e a justificação de qualquer exclusão.
Fatores de emissão e versões
Que fator para cada atividade, de que fonte e de que ano de publicação.
Potenciais de aquecimento global
De que relatório de avaliação do IPCC provêm os valores.
Avaliação da materialidade do Âmbito 3
Como foi avaliada cada uma das quinze categorias, quais foram consideradas materiais e a justificação para excluir as restantes.
Estimativas e respetivos métodos
Cada número que foi estimado em vez de medido, e como.
Política de reexpressão
O que fará quando um fator for revisto. Decidido antecipadamente.
5. Que secções narrativas são necessárias e quem as escreve?
Descrição da governação
Secretário da sociedade. Descreve o que realmente aconteceu, por isso é redigida a partir das atas.
Riscos e oportunidades
Função de risco, com contributo da sustentabilidade. Tem de estar ligada ao registo de riscos empresariais em vez de ficar ao lado dele.
Efeitos no modelo de negócio e na estratégia
Estratégia ou finanças. A secção que os investidores leem com mais atenção.
Resiliência climática e análise de cenários
Quem a realizou. Método divulgado, e deve ter servido de base a uma decisão.
Metas e progresso
Sustentabilidade, com aprovação do conselho. Ano de referência, perímetro, cobertura de âmbitos e marcos indicados.
Base de preparação
Finanças. Esta é a secção que o verificador lê primeiro e a que mais vezes falta.
Verificações antes da submissão
Antes de seguir para qualquer lado: cada divulgação exigida respondida ou omitida explicitamente com uma justificação; totais reconciliados com os componentes; valores de intensidade comparados com o período anterior para verificar a coerência; cada estimativa identificada; aprovação registada para a versão a submeter; e uma cópia dessa versão exata conservada sem alterações.
Que mais perguntam as equipas sobre a checklist?
E se não conseguirmos obter parte disto?
Registe a lacuna, a razão e o que está a fazer para a resolver. Todos os primeiros ciclos têm lacunas. Uma lacuna divulgada com um plano de correção é uma divulgação legítima; um elemento que falta em silêncio não é, e é a primeira coisa que um revisor nota.
Até quando devem recuar os documentos de origem?
Todo o período de relato, mais o período comparativo quando já existir. A conservação deve seguir a sua política de registos financeiros; os verificadores podem testar vários anos para trás.
Podemos usar esta checklist se ainda não estivermos a relatar?
Pode dizer-se que é ainda mais útil nessa altura. Fazê-la um ano antes diz-lhe exatamente o que não está a recolher atualmente, que é precisamente o objetivo de um ensaio.
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