Comment utiliser cette checklist ?
N’envoyez cette liste complète à personne. Envoyez chaque groupe à la personne qui en est responsable (secrétaire général, services techniques, finance, achats, durabilité) avec une date. Une liste de quarante éléments envoyée à une seule personne ne produit rien ; cinq listes de huit éléments envoyées à cinq personnes produisent une publication d’informations.
Parcourez-la avant de commencer la rédaction. Le but est de découvrir ce qui manque tant qu’il reste du temps pour l’obtenir, plutôt qu’au moment d’écrire.
1. Quels justificatifs de gouvernance détient le secrétaire général ?
Mandat du conseil ou du comité
Montrant explicitement la supervision de la durabilité et du climat, avec la date à laquelle cette responsabilité a été attribuée.
Procès-verbaux des délibérations
Les dates auxquelles le conseil ou le comité a examiné des questions de durabilité, et ce qui a été décidé. Pas un point permanent de l’ordre du jour sans contenu.
Responsabilité de la direction
Le rôle nommément responsable, la ligne hiérarchique, et la façon dont l’information remonte au conseil.
Compétences et savoir-faire
Comment le conseil s’est assuré de disposer des compétences appropriées : formations suivies, conseillers mobilisés ou composition du comité.
Supervision des objectifs
Si des objectifs existent : la preuve que le conseil les a approuvés et suit leur avancement.
2. Quelles données d’activité fournissent les sites et l’exploitation ?
Consommation d’électricité, chaque site, chaque mois
En kilowattheures, par compteur, sur toute la période de reporting. Les lacunes sont signalées plutôt qu’estimées en silence.
Carburant des groupes électrogènes, par groupe, chaque mois
En litres, par type de carburant. C’est en général votre principale source : n’acceptez pas un total par site si un détail par groupe électrogène peut être obtenu.
Autres combustibles fixes
Gaz, GPL, fioul lourd (HFO) pour les chaudières, les fours, les séchoirs et les fourneaux.
Carburant de la flotte
À partir des cartes carburant ou des registres de pompe, par véhicule si possible.
Recharges de fluide frigorigène
Type et quantité de tout fluide frigorigène ajouté pendant la période, l’indicateur indirect des fuites.
Données de procédé
Si vous avez des émissions de procédés : volumes de production et intrants à l’origine du rejet chimique.
3. Quels documents sources étayent chaque chiffre ?
Factures d’énergie
La facture réelle de chaque période, pas une retranscription. C’est le justificatif derrière chaque chiffre de Scope 2.
Bons de livraison et factures de carburant
Indiquant idéalement le site et la date de livraison.
Registres des groupes électrogènes
Des photos du registre papier sont des justificatifs acceptables, et valent bien mieux que rien.
Données fournisseurs
Pour le Scope 3 : les données fournies par chaque fournisseur, et à quelle date.
Relevés de compteurs et rapprochements
Lorsque vous relevez vous-même les compteurs au lieu de vous fier à la consommation facturée.
4. Quels choix de méthode la durabilité et la finance doivent-elles consigner ?
Méthode de consolidation
Contrôle opérationnel, contrôle financier ou quote-part de capital, et pourquoi. Appliquée de façon cohérente.
Périmètre de reporting
La liste des entités et des sites qu’il inclut, et la justification de toute exclusion.
Facteurs d’émission et versions
Quel facteur pour chaque activité, de quelle source et de quelle année de publication.
Potentiels de réchauffement global
De quel rapport d’évaluation de l’IPCC proviennent les valeurs.
Évaluation de la matérialité du Scope 3
Comment chacune des quinze catégories a été évaluée, lesquelles ont été jugées significatives, et la justification de l’exclusion des autres.
Estimations et méthodes
Chaque chiffre estimé plutôt que mesuré, et comment.
Politique de retraitement
Ce que vous ferez quand un facteur sera révisé. Décidé à l’avance.
5. Quelles sections narratives faut-il, et qui les rédige ?
Description de la gouvernance
Secrétaire général. Elle décrit ce qui s’est réellement passé, et se rédige donc à partir des procès-verbaux.
Risques et opportunités
Fonction risques, avec l’appui de l’équipe durabilité. Doit être reliée au registre des risques de l’entreprise plutôt que placée à côté.
Effets sur le modèle économique et la stratégie
Stratégie ou finance. La section que les investisseurs lisent avec le plus d’attention.
Résilience climatique et analyse de scénarios
La personne qui l’a menée. Méthode publiée, et l’analyse doit avoir éclairé une décision.
Objectifs et progrès
Durabilité, avec l’approbation du conseil. Année de base, périmètre, scopes couverts et jalons indiqués.
Base de préparation
Finance. C’est la section qu’un prestataire d’assurance lit en premier, et celle qui manque le plus souvent.
Contrôles avant dépôt
Avant tout envoi : chaque information requise est renseignée ou explicitement omise avec un motif ; les totaux sont rapprochés de leurs composantes ; la cohérence des chiffres d’intensité est vérifiée par rapport à la période précédente ; chaque estimation est signalée ; la validation est enregistrée pour la version déposée ; et une copie de cette version exacte est conservée sans modification.
Quelles autres questions les équipes posent-elles sur la checklist ?
Et si nous ne pouvons pas obtenir certains éléments ?
Consignez la lacune, la raison et ce que vous faites pour y remédier. Tout premier cycle comporte des lacunes. Une lacune publiée avec un plan de correction est une publication légitime ; un élément manquant passé sous silence ne l’est pas, et c’est la première chose que remarque un relecteur.
Jusqu’où doivent remonter les documents sources ?
Toute la période de reporting, plus la période comparative dès que vous en avez une. La durée de conservation doit suivre votre politique d’archivage des documents financiers : les prestataires d’assurance peuvent contrôler plusieurs années en arrière.
Pouvons-nous utiliser cette checklist si nous ne publions pas encore ?
Elle est sans doute encore plus utile dans ce cas. La parcourir un an à l’avance vous montre exactement ce que vous ne collectez pas encore, et c’est tout l’intérêt d’un exercice à blanc.
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