Utawala wa ESG kwa makatibu wa kampuni

Kwa sababu kwa kawaida katibu wa kampuni ndiye anayehakikisha kuwa maamuzi ya bodi yanafanywa ipasavyo, yanarekodiwa na yanatekelezwa. Kuripoti uendelevu kunaongeza seti mpya ya maamuzi, kumbukumbu na idhini katika jukumu hilo.

Kazi si kukokotoa kila takwimu wewe mwenyewe. Ni kuhakikisha kuwa bodi na watu wanaoandaa ripoti wanaweza kuona kilichokubaliwa, kilichobaki bado na ushahidi upi unaunga mkono ufichuzi, ili bodi iweze kuidhinisha kwa uhakika na kueleza maamuzi yake baadaye.

Utawala ni eneo la kwanza kati ya maeneo manne ya msingi ya maudhui katika IFRS S1 na S2. Kampuni lazima ifichue michakato, udhibiti na taratibu inazotumia kusimamia hatari na fursa zinazohusiana na uendelevu, ikiwemo nani katika bodi anawajibika na jinsi wanavyopewa taarifa.

Kwa vitendo, hiyo inamaanisha bodi inapaswa kufanya maamuzi halisi na ionekane ikiyafanya: kuidhinisha uamuzi wa kupitisha viwango, kutaja nani anawajibika, kupokea taarifa za mara kwa mara na kuidhinisha ufichuzi wa mwisho. Kila moja ya hatua hizo inahitaji kumbukumbu ambayo katibu wa kampuni anaweza kuitoa. Angalia IFRS S1 na S2 barani Afrika kwa maeneo manne ya maudhui.

Bodi inapaswa kurekodi uamuzi wake wa kupitisha viwango, upeo wa kuripoti, watu wanaowajibika kwa kila sehemu ya kazi na utaratibu wake wa kuidhinisha ufichuzi wa mwisho. Kumbukumbu hizo ndizo mdhibiti, mhakiki au mwekezaji atakazoomba kwanza.

Kila nchi inaweka kanuni zake, lakini zinashiriki wazo moja: bodi inamiliki ufichuzi. Nchini Ghana, ufichuzi wa uendelevu lazima usainiwe na wakurugenzi wawili na Chief Sustainability Officer, na ripoti ya wakurugenzi lazima ijumuishe taarifa ya majukumu ya wakurugenzi kuhusu ufichuzi huo.

Nchini Kenya, ICPAK inatarajia bodi na kamati za ukaguzi kuchukua jukumu la moja kwa moja kwa ubora na wakati wa ufichuzi, na inachukulia idhini ya bodi kwa ufichuzi wa mwaka wa kwanza kama kiashiria muhimu cha utawala. Nchini Nigeria, hatua ya kwanza ya jaribio la utayari la FRC inahitaji azimio la bodi linaloidhinisha kupitishwa. Kwa katibu wa kampuni, kazi ya vitendo ni ile ile kila mahali: hakikisha bodi inaidhinisha takwimu inazoweza kufuatilia hadi chanzo chake. Readiness Report 2026 ya ICPAK iligundua kuwa bodi za Kenya ziko imara zaidi katika utawala (1.60 kati ya 4) kuliko katika vipimo vilivyo nyuma ya takwimu (1.22), na hilo ndilo pengo hasa la kuziba.

Mpe kila data ya kuingiza mmiliki na hali kabla kipindi cha kuripoti hakijafungwa. Katibu wa kampuni anahitaji kujua kama kila kazi imekamilika, inasubiri ushahidi, inasubiri ukaguzi au imekwama kwa sababu ya uamuzi.

Emvert inaipa timu ya kuripoti rekodi moja ya pamoja ya data ya shughuli, ushahidi unaounga mkono na maendeleo ya kila kazi. Unaweza kuandaa taarifa za bodi moja kwa moja kutoka rekodi hiyo, badala ya kujenga upya hali kutoka mfululizo wa barua pepe na mafaili tofauti kabla ya kila kikao.

Rekodi inayoweza kutetewa inaonyesha jinsi kampuni ilivyotoka kwenye data ghafi ya shughuli hadi ufichuzi uliochapishwa, na nani alikagua na kuidhinisha kila hatua. Haitegemei mtu kukumbuka hati ilihifadhiwa wapi wakati ripoti tayari inadaiwa.

Weka mipaka ya kuripoti, data ya shughuli, ushahidi, toleo la kigezo cha uzalishaji na idhini vikiwa vimeunganishwa na kazi inapofanyika. Emvert inarekodi nani aliingiza, alikagua na aliidhinisha kila takwimu, na inarekodi idhini sehemu kwa sehemu, ili anayesaini aone hasa kilichoidhinishwa na lini.

Emvert ni rekodi ya kazi kwa watu wanaokusanya, kukagua na kuandaa taarifa za uendelevu, na msingi wa ushahidi ambao bodi inautegemea inapoidhinisha. Inaweka kila hati inayounga mkono ikiwa imeambatishwa na takwimu inayoiunga mkono, huku kigezo na toleo nyuma ya kila ukokotoaji vikirekodiwa.

Haiwasilishi ripoti kwa wadhibiti, na haichukui nafasi ya busara ya bodi, kazi ya utawala ya katibu wa kampuni au ushauri wa kitaalamu. Inawapa watu hao rekodi iliyo wazi zaidi ya kusimamia, kukagua na kutetea.

Uliza kama zana inaonyesha nani anamiliki kila data ya kuingiza, kipi kimekamilika na ushahidi upi unaunga mkono kila takwimu katika ufichuzi. Kisha uliza kama bodi inaweza kupokea taarifa inayotumika bila timu ya kuripoti kutumia siku kadhaa kuiandaa kwa mkono.

Ikiwa jibu la swali lolote kati ya hayo haliko wazi, mchakato wa kuripoti bado hauko tayari kwa bodi. Anza na umiliki na njia ya ushahidi, kwa sababu hivyo ndivyo bodi itakavyotakiwa kuvisimamia.

Kanuni, makataa na aina za kampuni hutofautiana kati ya nchi na nchi. Kuripoti chini ya IFRS S1 na S2 tayari ni lazima nchini Tanzania na Zambia na kunaanzishwa hatua kwa hatua nchini Rwanda; kunakuwa lazima nchini Kenya na Ghana kuanzia 2027 na nchini Uganda na Nigeria kuanzia 2028. Zimbabwe inafanya kuripoti kuwa lazima kwa kampuni zake kubwa zaidi kuanzia 2028, na Ethiopia imeidhinisha ramani yake ya utekelezaji.

Mamlaka ya viwango ya kila nchi inaamua kampuni zipi zinaripoti kwanza: NBAA nchini Tanzania, ZiCA nchini Zambia, ICPAR nchini Rwanda, ICPAK nchini Kenya, ICAG nchini Ghana, ICPAU nchini Uganda, PAAB nchini Zimbabwe na AABE nchini Ethiopia. Angalia Mahitaji ya kuripoti ESG barani Afrika kwa kanuni za kila nchi na vyanzo rasmi, pamoja na kurasa za nchi, kuanzia na Kenya, zenye maelezo zaidi. Kampuni za Nigeria zinahudumiwa kupitia emvert.com.ng.

Anza na onyesho la dakika 30 lililojengwa kuzunguka mzunguko wako wa kuripoti. Tunapitia mahitaji yanayohusu kampuni yako, rekodi ambayo bodi yako itahitaji, na uamuzi unaofuata unaohusu bodi au timu ya kuripoti.

Kila onyesho huishia kwa nukuu ya maandishi kwa sarafu yako ya ndani, iliyopangwa kwa idadi ya watumiaji na moduli unazohitaji.